Système de suivi des candidatures

Chapitre 01Contexte et besoin

Le recrutement dans la messagerie et la logistique se distingue de celui des fonctions tertiaires sur quatre points, qui commandent toute la conception.

1. Le volume. Une plateforme de tri recrute par dizaines, pas par unités. Un poste d'agent de quai attire couramment plusieurs dizaines de candidatures, souvent peu différenciées.
2. Les prérequis réglementaires. Permis C ou CE, FIMO/FCO, carte conducteur, habilitation ADR, CACES 1/3/5, habilitation électrique : ce sont des conditions d'accès à l'emploi, pas des « plus ». Un dossier sans le titre requis ne peut pas avancer, et le vérifier tardivement coûte plusieurs jours à tout le monde.
3. Les contraintes d'organisation. Horaires 2×8, 3×8, nuit, week-end, saisonnalité du pic de fin d'année : la disponibilité est un critère de sélection à part entière.
4. La dispersion géographique. Plusieurs entités, une douzaine de sites, des besoins qui se déplacent d'une agence à l'autre au fil de l'activité.

Un suivi sur tableur partagé ne tient sur aucun de ces points : pas de traçabilité des décisions, pas de vérification systématique des habilitations, pas de visibilité consolidée, et surtout aucune gestion de la durée de conservation des CV — un risque RGPD direct.

Chapitre 02État de l'art

Une revue des plateformes du marché et des exigences de conformité a précédé la conception. Voici les constantes retenues, et ce qui en a été fait ici.

Sources consultées

• Modern ATS: What to Look For in 2026 — Lever
• What Is an Applicant Tracking System? — Jobscan
• How Applicant Tracking Systems Work (8-Step Data Flow) — Reqcore
• Applicant Tracking Systems: A Complete Guide — Bullhorn
• Building a Custom ATS Workflow — Tracker
• ATS Compliance: GDPR, EEOC & DEI Requirements — Kula
• GDPR compliance guide for recruitment — Workable
• GDPR in recruitment: what employers need to know in 2026 — Recruitee

Chapitre 03Périmètre livré

Portail candidat

Back-office RH

• Tableau de bord — offres publiées, candidatures à 30 jours, dossiers en cours, entretiens de la semaine, embauches à 90 jours, délai moyen de recrutement, taux de conversion, entonnoir, origine des candidatures, offres à surveiller.
• Réquisitions — création, critères pondérés, questions de présélection, workflow brouillon → à approuver → approuvée → publiée → pourvue / annulée.
• Pipeline — kanban à glisser-déposer, filtres par offre, score et profils éliminés.
• Fiche candidature — analyse de correspondance détaillée, CV et texte extrait, réponses de présélection, chronologie, notes, évaluations multi-évaluateurs, entretiens, envoi d'e-mails depuis modèle.
• Base de candidats — recherche plein texte dans le contenu des CV, vivier.
• Entretiens — planification, compte rendu, agenda.
• Rapports — volumes, entonnoir, performance par offre, efficacité des sources, motifs de refus, exports CSV.
• Administration — utilisateurs et rôles, référentiels, modèles d'e-mails, file d'envoi, console RGPD, journal d'audit.

Rôles

Chapitre 04Architecture

Le serveur cible impose deux contraintes : pas de Node.js et pas de base PostgreSQL active. Elles ont orienté toute la pile.

Chaîne de traitement d'une candidature

Candidat                    Application                         Base
   │                             │                                │
   ├── formulaire ──────────────▶│                                │
   │                             ├── contrôle CSRF                │
   │                             ├── validation du fichier        │
   │                             │   (extension + signature       │
   │                             │    binaire + taille)           │
   │                             ├── nom régénéré en UUID ───────▶│ /uploads (hors webroot)
   │                             ├── extraction du texte          │
   │                             │   (hors boucle d'événements)   │
   │                             ├── moteur de correspondance ───▶│ score + détail
   │                             ├── indexation FTS5 ────────────▶│ documents_fts
   │                             ├── chronologie + audit ────────▶│ application_events
   │◀── référence DHL-AAAA-NNNNNN┤                                │
   │                             └── accusé de réception ────────▶│ email_outbox

Modèle de données — 26 tables

L'index plein texte est tenu à jour par trois déclencheurs SQL (AFTER INSERT, AFTER UPDATE, AFTER DELETE) : aucune synchronisation applicative à maintenir.

Chapitre 05Moteur de correspondance

Le score est explicable par construction. Il ne sert pas à décider à la place du recruteur mais à trier une pile : un score bas n'écarte personne, il descend le dossier dans la liste.

Calcul

1. Le texte du CV est normalisé : minuscules, accents supprimés.
2. Chaque critère de la réquisition porte des synonymes, un poids de 1 à 5, et éventuellement un drapeau éliminatoire. Score de base = Σ(poids obtenus) / Σ(poids totaux) × 100.
3. L'ancienneté détectée dans le CV donne un bonus de 0 à 10 points, proportionné au niveau demandé sur l'offre.
4. Une réponse non conforme à une question éliminatoire, ou un critère obligatoire absent, place le dossier en éliminé : son score est plafonné à 35 et le motif est affiché explicitement.

Détection

La recherche exige une frontière de mot des deux côtés, avec tolérance au pluriel : « logistique » trouve « logistiques », mais « CAP » n'est pas déclenché par « capacité ». Ce point précis a été révélé par les tests unitaires et corrigé.

Restitution

Le recruteur ne voit jamais un nombre seul, mais chaque critère avec le terme effectivement trouvé dans le CV :

Chapitre 06Sécurité

Chapitre 07Conformité RGPD

Chapitre 08Déploiement

Cible : un serveur Ubuntu (2 vCPU, 7 Go), nginx et certbot déjà en place, en cohabitation avec d'autres applications.

Internet ──▶ nginx (443)  ──▶ uvicorn 127.0.0.1:8090 ──▶ SQLite (WAL)
              │ TLS Let's Encrypt                        │
              │ limitation de débit                      └──▶ /uploads (hors webroot)
              └ redirection 80 → 443

Le port 8090 a été retenu après vérification : 8000 et 27017 sont déjà occupés par des conteneurs Docker sur cette machine.

Chapitre 09Recette

Tests automatisés — 39 tests, tous passants

$ .venv/bin/python -m unittest discover -s tests
Ran 39 tests in 1.287s
OK

Recette sur le site en production — 18 contrôles sur 18

— Portail public —
  OK  page d'accueil rendue
  OK  liste des offres (13 offres)
  OK  filtre par mot-clé
  OK  détail d'une offre
  OK  candidature déposée avec CV PDF (DHL-2026-000079)
  OK  suivi de candidature par référence
— Back-office RH —
  OK  connexion recruteur
  OK  la candidature apparaît dans le pipeline
  OK  pages tableau de bord, réquisitions, candidats, entretiens, rapports
  OK  recherche plein texte dans les CV
  OK  export CSV (79 lignes)
— Cloisonnement des rôles —
  OK  un compte lecture seule est refusé sur /rh/admin
  OK  un visiteur anonyme est redirigé vers la connexion
  OK  les CV ne sont pas téléchargeables sans authentification

Contrôles complémentaires : déplacement kanban accepté (200) et rejeté avec un jeton CSRF invalide (400) ; certificat TLS au bon nom ; en-tête CSP unique ; redirection HTTP 301 ; purge RGPD et sauvegarde exécutées avec succès.

Chapitre 10Volumétrie

Jeu de démonstration chargé : 15 réquisitions dont 13 publiées, 79 candidats, 79 candidatures réparties dans le pipeline, 79 CV au format PDF réellement analysés, 29 entretiens, 259 événements de chronologie.

Chapitre 11Limites connues

• Les e-mails ne partent pas. Ils sont déposés dans une file consultable, telle qu'ils seraient expédiés. Brancher un SMTP consiste à implémenter une seule fonction.
• Pas d'authentification à deux facteurs ni de SSO d'entreprise.
• Analyse de CV limitée aux formats textuels. Un PDF issu d'un scan sans couche de texte n'est pas exploitable : il faudrait un moteur OCR.
• Interface en français uniquement, alors que le groupe est international.
• Fichiers .doc binaires anciens mal extraits ; les formats modernes sont couverts.
• Instance unique. SQLite convient à la volumétrie visée mais ne permet pas de répartir la charge sur plusieurs serveurs.

Chapitre 12Feuille de route

Chapitre 13Accès